Vi har tidigare berättat om vad som pågår när det gäller digitaliseringen av Sveriges Domstolar och vad vi ser framför oss när det gäller framtida stöd. Se också tidigare blogginlägg (Domarbloggen om digitalisering | Domarbloggen). Jag tänkte berätta om vad som hänt sedan sist och vilka större arbeten som nu pågår inom Sveriges Domstolar för att släppa pappershanteringen och gå över till ett mer digitalt arbetssätt.
Jag tänkte börja med att beskriva förändringar som är synliga för dig som part eller som vittne. Men jag kommer också att beskriva förändringar som har med domstolarnas samarbete med andra myndigheter att göra och för det interna arbetssättet på domstol. Dessa förändringar är också viktiga för dig som kommer till domstol eftersom de påverkar hur snabbt du får besked eller hur snabbt domstolens avgörande kan verkställas. De kan också ha betydelse för att beskedet blir korrekt och för att information som sedan sprids till rättsväsendets olika myndigheter och register är korrekt och uppdaterad.
E-tjänster för dig som kommer till domstol
En viktig förändring för dig som av någon anledning kommer i kontakt med domstol är att Sveriges Domstolar sedan en kortare tid tillbaka har en helt ny och modern webbplats. Där kan du få enkel och bra information om hur det fungerar i domstol och vad du behöver göra.
Den nya webbplatsen erbjuder också några enkla nya e-tjänster. Du kan nu beställa domar och beslut via en e-tjänst. Du kan också ansöka om äktenskapsskillnad via webben om du och din partner är överens om att skiljas.
En annan e-tjänst som utvecklats men som inte är tillgänglig via webben utan i samband med att du tar emot till exempel en kallelse från domstol, är en digital delgivningstjänst. Med hjälp av den kan du enkelt bekräfta digitalt att du tagit emot kallelsen.
Sedan tidigare är det även möjligt för dig att betala ansökningsavgift på webben och att skicka säker e-post via webben till domstol. I dag går det utmärkt att uteslutande använda e-post i kommunikationen med domstol. Det enda undantaget är handlingar som kräver underskrift såsom stämningsansökningar och fullmakter.
Att Sveriges Domstolar blir mer tillgängliga för medborgarna och att kommunikationen med medborgarna blir enkel och servicen hög är en viktig målsättning för digitaliseringen av Sveriges Domstolar.
Målsättningen innefattar bland annat att du framöver kommer att kunna registrera en stämningsansökan i ett tydligt formulär på webben och kunna signera den digitalt. Det kan till exempel gälla ett krav du har på någon annan person eller företag. Du ska också kunna följa ditt mål eller ärende på webben via en portal i framtiden. Dessa möjligheter kommer också vara till stor nytta för professionella aktörer såsom ombud och försvarare.
Kommunikationen med andra myndigheter
Idag använder domstolarna naturligtvis e-post i kommunikationen med andra myndigheter som vi samarbetare med. Sedan en längre tid tillbaka har olika säkra sätt att kommunicera via e-post utvecklats och dessa används allt mer. Men utöver det utvecklar Sveriges Domstolar i samarbete med andra myndigheter möjligheten att kunna skicka och ta emot digitala handlingar och digitala akter direkt mellan myndigheternas ärendehanteringssystem och inte via Outlook. Hanteringen är mer automatiserad än ett vanligt e-postmeddelande och underlättar handläggningen.
Kommunikation i brottmål
När det gäller just handläggningen av brottmål har myndigheterna kommit längst när det gäller att kommunicera digitalt direkt mellan ärendehanteringssystemen. I den så kallade rättskedjan, som innefattar polis, åklagare, domstol och kriminalvård som centrala myndigheter, skapas nu en möjlighet att i kommunikationen i ett enskilt mål återanvända information mellan myndigheternas system på ett mer avancerat sätt än mellan andra myndigheter. Att rättskedjan på detta sätt länkas samman ger många möjligheter. Vissa har redan tagits tillvara men andra återstår att utveckla. Självklart kan varje myndighet endast få tillgång till sådan information som den behöver för att lösa sin uppgift och inte mer. Registreringsarbetet på myndigheterna har på detta sätt minskat och hanteringen har blivit mer rättssäker. Men det finns en stor potential som ännu inte utnyttjats.
Digitala originaldomar i brottmål
Som en del i att länka samman domstolarna med rättskedjan pågår ett omfattande projekt inom Sveriges Domstolar. Det syftar till att som ett första steg skapa en digital originaldom i brottmål för tingsrätterna. Domen kommer att signeras av domaren digitalt. När information om domen skickas digitalt till andra myndigheter sker det i så kallat strukturerad form och inte i en PDF-fil. Informationen kan på så sätt återanvändas direkt i mottagande myndigheters system. Det är den digitala och strukturerade informationen som framöver kommer att utgöra domsoriginalet. Idag är domsoriginalet alltid i papper.
Varför är detta ett viktigt utvecklingsarbete? Det är viktigt för att ytterligare säkerställa att informationen i brottmål ska:
- hålla hög kvalitet,
- spridas på ett säkert sätt,
- hanteras på ett kostnadseffektivt sätt och
- nå mottagande myndigheter utan omvägar eller fördröjning.
Projektet som drivs av Domstolsverket i samarbete med domstolarna planerar sin första leverans till första halvåret 2022. Då hoppas vi att vi har en digital originaldom i tingsrätt. Då kommer också hovrätterna och Högsta domstolen att kunna överföra information om vissa avgöranden digitalt och direkt till andra myndigheter. I ett nästa steg får vi även en digital originaldom i hovrätt. Högsta domstolen kommer ha kvar sina pappersdomar tillsvidare. Arbetet kommer sedan att fortsätta med att automatisera processen allt mer såväl inom den enskilda domstolen som mellan domstolsinstanserna och i rättskedjan.
Digitalt arbetssätt på domstol
I takt med att kommunikationen med omvärlden blir allt mer digital så minskar behovet av den pappersakt som tidigare varit central i domstolarnas arbete. Sveriges Domstolar har nu också utvecklat ett e-arkiv. Det innebär att det finns förutsättningar för att bevara digitala handlingar digitalt. Men fortfarande skickar vi många vanliga brev när vi saknar e-postadresser. Här finns också en stor utvecklingspotential.
Idag kan medarbetare på tingsrätterna jobba helt digitalt i den interna hanteringen. På Södertörns tingsrätt har vi gått över till att kommunicera digitalt med varandra vid handläggningen av målen. Detta har minskat ledtiderna avsevärt och har effektiviserat handläggningen oerhört mycket. Men när det gäller att snabbt hitta i omfattande material vid en huvudförhandling känner en del domare fortfarande att det är smidigast och enklast med utskrivet material. Det är viktigt med utrustning och verktyg som gör det lika enkelt – ja enklare – med ett digitalt arbetssätt även i förhandlingssituationen.
Hur långt har vi kommit?
Stora förändringar har skett i kommunikationen med omvärlden och i den interna hanteringen på domstol när det gäller just att släppa taget om pappersakten och istället jobba digitalt med en digital akt. Detta har effektiviserat arbetet på domstol radikalt. Men framför oss ligger utmaningen i att automatisera domstolsprocessen mer. Enklare beslut skulle exempelvis kunna automatiseras. Det finns också mycket kvar att göra när det gäller medborgarnas berättigade förväntan att kunna kommunicera med domstolarna via webben. Möjligheterna är oändliga och digitaliseringen blir ju aldrig klar utan är ett ständigt pågående och mycket spännande arbete.
